Faire face aux réalités de la gestion des hébergements

En matière de gestion des hébergements, beaucoup d'entre nous peuvent se sentir comme Alice au pays des merveilles, pris entre le rêve d'un processus parfait et la réalité du lieu de travail. 

Dans un monde idéal, la gestion des aménagements serait rapide, équitable et inclusive. La documentation serait précise et pertinente, les employés et les employeurs collaboreraient de manière harmonieuse, et les prestataires de soins de santé seraient toujours réactifs. Et au final, chaque cas aboutirait à la « bonne » décision, avec un impact commercial clair et tous les risques évités.

Cela semble formidable, n'est-ce pas ? Mais si vous avez déjà géré des hébergements, vous savez que cela relève davantage du mythe que de la réalité. Examinons ce qui rend difficile la réalisation de cet idéal et explorons quelques solutions pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour faciliter le processus.  

Moins de fantaisie, plus de fonctionnalité : rationalisez votre prise de décision

Le plus grand obstacle dans le processus d'aménagement est souvent le décideur. De nombreux gestionnaires et professionnels des ressources humaines ont tendance à adopter certains des comportements d'évitement suivants lorsqu'ils sont confrontés à une décision :

• Report :reporter des décisions sans définir clairement les prochaines étapes ni fixer de calendrier, dans l'espoir que les choses se résolvent d'elles-mêmes. 
• Délégation malgré l'autorité :Transférer la décision à quelqu'un d'autre, même lorsque cette personne dispose du pouvoir et des informations nécessaires pour prendre elle-même la décision. 
• Paralysie analytique :retarder les décisions en exigeant trop d'informations, même si celles dont on dispose déjà sont suffisantes ou probablement les meilleures que l'on puisse obtenir.
• Exagération des processus à des fins de prévention de la fraude :ajout d'étapes au processus par crainte que l'employé ne tente de contourner le système. 

Ces comportements sont généralement motivés par la crainte des conséquences ou des conflits, ou, dans de nombreux cas, par un désir de perfection. Cependant, il n'est pas réaliste de vouloir disposer d'un processus ou d'une documentation parfaits. En fait, la recherche de la perfection ne fait que causer des retards inutiles qui vous exposent à des risques juridiques, en particulier en vertu de la loi sur l'équité envers les travailleuses enceintes (PWFA), si l'état est évident ou permanent, ou si des aménagements provisoires ne sont pas fournis.  

Pour faire passer la prise de décision du monde imaginaire à la réalité, il faut commencer par changer les mentalités. L'objectif de la gestion des aménagements n'est pas de trouver des raisons de dire non, mais de trouver des moyens pratiques de dire oui. Cela signifie qu'il faut être réaliste et raisonnable quant à ce qui peut être fait pour aider les employés à réussir ou à retourner au travail, et quant au type d'informations qui peuvent étayer une décision.

L'élaboration d'un cadre décisionnel clair peut contribuer à garantir la cohérence des décisions, à réduire les préjugés et à rationaliser le processus. Voici trois modèles à prendre en considération :

• Modèle social :met l'accent sur l'élimination des obstacles, l'influence sur les changements sociétaux et la promotion de l'inclusion. Les aménagements ne sont pas exceptionnels, ils constituent un droit. 
• Modèle biopsychosocial :met l'accent sur l'interaction entre les facteurs biologiques, psychologiques et sociaux. L'employé et l'employeur collaborent pour mettre en place des aménagements complets, proactifs et personnalisés. 
• Modèle médical :met l'accent sur la « guérison » de l'employé par le biais d'un traitement et d'une réadaptation. Les aménagements sont réactifs et considérés comme des exceptions. 

Si les cadres peuvent être utiles, ils ne constituent qu'un guide. Le modèle à adopter dépend souvent de la culture et de la tolérance au risque, le modèle médical étant le plus risqué mais potentiellement nécessaire, en fonction du poste et des difficultés rencontrées. En fin de compte, les décideurs doivent connaître le modèle que leur direction ou leur service juridique souhaite leur voir suivre, et ils doivent se sentir habilités à faire preuve de discernement, même dans le cadre des paramètres prescrits. Quel que soit le modèle, il doit y avoir une autorité décisionnelle claire et une attente que chaque action soit conforme aux valeurs de l'entreprise. Avant tout, les décideurs doivent présumer que les employés agissent de bonne foi et s'attacher à trouver des solutions, plutôt que de les rejeter.

Conformité sans complexité : concentrez-vous sur la recherche de moyens pour dire oui

Les lois sur l'adaptation peuvent représenter un défi majeur pour les employeurs. Des lois telles que l'Americans with Disabilities Act (ADA) définissent le terme « handicap » de manière si large qu'une condition est considérée comme un handicap si elle limite les activitésquotidiennes(comme marcher, apprendre ou respirer) ou si le corps de l'employé fonctionne plus que la normale pour la plupart des gens, et l'éligibilité nécessite rarement une documentation ou une analyse approfondie. 

La couverture offerte par la PWFA est également large. Une limitation admissible en vertu de la PWFA comprend tout état physique ou mental lié à la grossesse, à l'accouchement ou à des conditions médicales connexes, même s'il est mineur ou temporaire. De même, la norme pour déterminer ce qui constitue un « accommodement raisonnable » est également peu exigeante. Si cela semble raisonnable dans la plupart des cas, c'est probablement le cas. Cela rend l'approbation d'un accommodement relativement simple.

Le véritable défi survient lorsqu'un employeur envisage de refuser une demande. La barre est beaucoup plus haute dans ce cas, car il doit prouver que l'aménagement entraînerait une contrainte excessive, c'est-à-dire un impact significatif et mesurable sur les activités commerciales, les ressources ou les collègues. Il est difficile de démontrer l'existence d'une contrainte excessive, et la plupart des demandes n'ont pas d'impact négatif. Pourtant, certains décideurs peuvent compliquer à l'excès le processus afin de justifier leur refus, ce qui entraîne des retards inutiles et augmente le risque de non-conformité.

La meilleure façon de procéder consiste à se concentrer sur la manière de dire oui de manière raisonnable et pratique plutôt que de se laisser absorber par la recherche de moyens de dire non. Commencez par vous demander si l'aménagement créerait vraiment un préjudice injustifié. Si c'est le cas, proposez un aménagement alternatif. Si ce n'est pas le cas et que la demande est raisonnable, il n'y a guère de raison de la refuser. La rationalisation des décisions de cette manière accélère non seulement le processus, mais réduit également vos risques. 

Travaillez plus intelligemment, pas plus dur : soyez ingénieux avec la documentation

La collecte d'informations peut également s'avérer difficile. Les prestataires de soins de santé ne sont pas toujours disposés ou en mesure de fournir des explications détaillées. Certains peuvent même facturer des frais, exiger des rendez-vous supplémentaires ou rediriger les demandes vers d'autres prestataires pour éviter cela. De plus, le suivi peut prendre beaucoup de temps et change rarement le résultat. En fin de compte, la recherche de la documentation parfaite ne fait que retarder l'aide aux employés et crée davantage de risques pour les employeurs. 

Vous pouvez éviter cela en rationalisant le processus administratif et en mettant en place des aménagements provisoires pendant que vous effectuez ces démarches, lorsque cela est possible. Dans certains cas, vous pouvez prendre une décision sans l'avis du prestataire ou à partir des informations dont vous disposez déjà. Envisagez d'utiliser les documents médicaux existants (tels que les documents relatifs à l'invalidité de courte durée) comme référence. Demandez ensuite des précisions à l'employé : comment son état affecte-t-il ses performances professionnelles et à quoi ressemblerait un aménagement efficace ? 

Cela devient particulièrement pertinent en ce qui concerne l'impact unique ou individualisé de l'affection (c'est-à-dire les poussées). Par exemple, une employée enceinte comprend son expérience personnelle en ce qui concerne la fréquence et la durée des nausées matinales, et ses commentaires seraient plus utiles pour comprendre les besoins en matière d'aménagement que les informations fournies par le prestataire.

Veillez à utiliser des formulaires pratiques et faciles à remplir, avec des cases à cocher et des champs de réponse courts, afin de recueillir ces informations, car les prestataires préfèrent une approche plus simple et moins chronophage en matière de documentation. Si des précisions sont encore nécessaires de la part d'un prestataire, obtenez une autorisation limitée pour lui parler et documentez tous les efforts déployés pour obtenir ces informations.

Conclusion : privilégiez l'aspect pratique plutôt que la perfection.

Même si certains d'entre nous préféreraient rester au pays des merveilles, la vérité est qu'une gestion efficace des aménagements passe par une approche réaliste. En privilégiant le pragmatisme à la perfection et en trouvant des moyens d'accepter raisonnablement les demandes, vous pouvez faire avancer le processus, réduire les risques et, surtout, aider vos employés à s'épanouir.

Chez Sedgwick, nos experts travailleront en partenariat avec vous pour créer une approche efficace en matière d'aménagements qui vous permettra de rester conforme, s'alignera sur votre culture et aidera vos employés à obtenir le soutien dont ils ont besoin pour rester productifs au travail. Pour en savoir plus sur nos solutions d'aménagements, cliquez ici.