Arbejdsmiljø og ADA: udfordringer og best practices i medarbejdertilpasninger

I en tid med skiftende forventninger og lovkrav står arbejdsgivere over for en stor kompleksitet, når de skal imødekomme medarbejdere på jobbet. I henhold til Americans with Disabilities Act (ADA) og andre regler og retspraksis skal arbejdsgivere ved hjælp af en interaktiv proces og uden at påtage sig urimelige vanskeligheder foretage rimelige tilpasninger for medarbejdere - som måske er ved at vende tilbage til arbejdet efter en arbejdsskade, søger støtte til kognitive begrænsninger, anmoder om en justering i overensstemmelse med deres religiøse overbevisning eller har forskellige andre behov. Uanset om tilpasningen vedrører en arbejdsskade, et handicap eller en anden faktor, har arbejdsgivere brug for god vejledning til at navigere i dette forvirrende landskab. 

Vi stak for nylig hovederne sammen for at udforske nogle af de aktuelle problemer med indkvartering af arbejdsstyrken set fra både arbejdsgiverens og tjenesteudbyderens perspektiv, og vi er glade for at kunne dele nogle højdepunkter fra vores samtale.

Hvad er det, der gør det så udfordrende at imødekomme medarbejdere?

Mange amerikanske organisationer kæmper for at holde trit med anmodninger om jobtilpasninger og for at sikre overholdelse af alle relevante krav. De betydelige udfordringer, som nutidens arbejdsgivere står over for, omfatter:

• Vær proaktiv og konsekvent:I de senere år har nogle virksomheder søgt at skabe konsistens og proaktivt reducere den administrative byrde ved at gøre højdejusterbare skriveborde, ergonomiske stole, store computerskærme og andet ofte efterspurgt udstyr til standardudstyr for alle medarbejdere. Overgangen fra arbejde på arbejdspladsen til fjernarbejde og hybride arbejdsformer har imidlertid kompliceret denne tilgang. Hvad sker der, hvis standardudstyret ikke passer ind i et hjemmearbejdsrum? Hvem er ansvarlig for opsætning og vedligeholdelse? Hvordan hentes udstyret, hvis en fjernansat medarbejder forlader virksomheden? Skal hybridarbejdere modtage to sæt udstyr? Denne type spørgsmål udgør reelle logistiske problemer og gør det ret vanskeligt at holde omkostningerne nede.
  

Arbejdsgivere har brug for definerede processer til at afgøre, hvilke anmodninger om tilpasninger der skal imødekommes, samt hvordan de bedst kan foretage disse tilpasninger til gavn for medarbejderen og inden for rimelige udgiftsretningslinjer.

• Budget:Uanset om det drejer sig om frihed fra arbejdet eller køb af nyt udstyr, er der omkostninger forbundet med tilpasninger på arbejdspladsen. (Nogle af disse udgifter er lovpligtige, mens andre er det rigtige at gøre for at understøtte produktivitet, sikkerhed og inklusion.) Mange organisationer har svært ved at finde ud af, hvordan de skal budgettere med disse udgifter. Skal tilpasninger for medarbejdere betragtes som en driftsudgift, eller hører de hjemme i HR- eller risikostyringsbudgettet?

• Organiseret arbejdskraft:Det kan være meget vanskeligt at implementere tilpasninger i et fagforeningsmiljø. For eksempel kan ændringer i arbejdstider og pauser påvirke medarbejderens anciennitet – og dermed alt, hvad de kan byde på i henhold til en kollektiv overenskomst. Derudover kan ændringer i en fagforeningsmedarbejders vagtplan eller opgaver som led i en tilpasning have en uhensigtsmæssig indvirkning på en anden medarbejders vagtplan eller opgaver. Dette viser sig at være særligt vanskeligt at håndtere under den nye lov om ligebehandling af gravide arbejdstagere (Pregnant Workers Fairness Act, PWFA). (For mere information om PWFA, se vores artikel om lovgivningsmæssige tendenser og udviklinger, der påvirker den amerikanske arbejdsstyrke, i det seneste nummer af vores digitale magasin, edge.)

Smart indkvartering. Stærkere arbejdsstyrke.

Vores gennemprøvede løsning til indkvartering strømliner ADA-overholdelse med hurtig, teknisk understøttet support, der skaber bedre resultater for alle.

Læs mere om vores indkvarteringsløsning →.

Effektive strategier

I erkendelse af, at hver organisations program er unikt, er her et par tilgange til håndtering af indkvartering, som vi anbefaler:

• Centraliser processerne: Mens nogle vælger at holde omkostningerne i drift (hvilket kan afholde ledere fra at imødekomme ønsker om tilpasninger), foreslår vi at centralisere budgettet for tilpasninger, hvor det er muligt. At alle anmodninger om tilpasninger går gennem ét team og én finansieringskilde kan være med til at nedbryde interne siloer mellem HR og risikostyring og fremme mere kreativ problemløsning. Det kan også føre til, at anmodninger bliver set med kritiske øjne. Hvis nogen f.eks. anmoder om nyt udstyr, er det mere sandsynligt, at et dedikeret, centraliseret team vil vurdere, at en ergonomisk evaluering og lidt undervisning i, hvordan man bruger det eksisterende udstyr korrekt, er tilstrækkeligt.
• Sørg for en positiv medarbejderoplevelse: En anden fordel ved den centraliserede tilgang er, at den giver arbejdsgivere mulighed for at fokusere på at imødekomme medarbejdernes behov på en effektiv måde i stedet for årsagen til skaden/behovet. Derudover ser vi en tendens til, at arbejdsgivere implementerer fast track-muligheder for tilpasninger under en bestemt tærskel (f.eks. 500 dollars), så medarbejderne kan få deres behov opfyldt mere effektivt og med mindre besvær. Begrænsningen af behovet for en omfattende undersøgelse og en fuldstændig interaktiv proces kan også reducere de samlede omkostninger for arbejdsgiveren. Nogle har udtrykt bekymring for, at fast track kan øge volumen, men baseret på anekdotiske beviser har vi ikke fundet, at dette er tilfældet.
• Implementer evidensbaserede processer: For at holde budgettet og efterspørgslen under kontrol fraråder vi at give medarbejderne en liste over indkvarteringsmuligheder, som de kan vælge imellem. I stedet er det bedst at stole på professionelle anbefalinger og evalueringsprocessen, som beskrevet ovenfor, for at afgøre, hvad der er passende og rimeligt.
• Pas på dig selv, så du kan passe på andre: De , der arbejder inden for dette område, ved, at det kan være et svært og følelsesmæssigt udmattende job at administrere tilpasninger. Det kan kræve udfordrende samtaler med kolleger om meget personlige forhold, der vedrører deres levebrød, identitet og daglige funktionsevne. Selvom vores overordnede mål er at støtte medarbejdernes behov på arbejdspladsen med empati, må vi nogle gange afvise anmodninger – og det kan resultere i heftige reaktioner. Da maj er Mental Health Awareness Month (måned med fokus på mental sundhed), er det særligt aktuelt at understrege vigtigheden af selvomsorg og opbygning af modstandsdygtighed i forbindelse med håndtering af sådanne ubehagelige interaktioner. Et samarbejde med en ekstern ekspertleverandør (som Sedgwick) kan give de ansvarlige for tilpasninger internt den nødvendige støtte og yderligere ressourcer.

En særlig tak til Anne Hudson fra vores værdsatte kunde Southwest Airlines for at bidrage til Sedgwick-bloggen.

Få mere at vide - udforsk Sedgwicks løsninger til jobtilpasning der hjælper arbejdsgivere med at støtte medarbejdernes behov og overholde ADA, PWFA og andre juridiske og lovgivningsmæssige krav, og gennemgå vores seneste state of the line-rapport om tilpasninger

Kontakt os for at få mere at vide om vores løsninger